Правила верификации организаций и использования простой электронной подписи Venbase

Редакция: 3.0
Дата редакции: 19.08.2026
Дата начала действия: 19.08.2026
Постоянный адрес: https://венбасе.рф/legal/organization-verification-rules

Настоящие Правила являются соглашением об использовании простой электронной подписи и регулируют верификацию Организаций, полномочия Пользователей и подписание Соглашения о неразглашении конфиденциальной информации в Venbase. Далее документ именуется Правилами.

1. Участники и область применения

1.1. Оператором системы простой электронной подписи является Индивидуальный предприниматель Николенко Никита Леонидович, ИНН 361405715654, ОГРНИП 326508100145566, далее — Venbase.

1.2. Правила применяются к российским юридическим лицам и индивидуальным предпринимателям, использующим Venbase, а также к их уполномоченным Пользователям.

1.3. Правила применяются совместно с Лицензионной офертой Venbase. Обычный доступ к Платформе не означает автоматической верификации Организации или активации простой электронной подписи.

1.4. Порядок обработки персональных данных описан в Политике обработки персональных данных и использования файлов cookie Venbase.

2. Термины

2.1. Организация — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, для которого создано Рабочее пространство Venbase.

2.2. Владелец — единственный Пользователь с высшим уровнем управления Рабочим пространством. Только Владелец запускает верификацию, передаёт владение и назначает Подписантов.

2.3. Администратор — Пользователь с полным обычным административно-операционным доступом: он управляет приглашениями, ролями и доступами. Ограниченный доступ выдаётся через другую роль. Администратор не получает исключительные полномочия Владельца.

2.4. Подписант — Пользователь, которого Владелец назначил подписывать Соглашение о неразглашении конфиденциальной информации от имени Организации.

2.5. Верификация — проверка соответствия платежа на сумму 1 рубль реквизитам Организации, указанной в её профиле.

2.6. Простая электронная подпись — сведения в электронной форме, присоединённые к подписываемому документу и позволяющие определить Подписанта посредством его личной защищённой учётной записи, повторного подтверждения входа, одноразового кода и явного действия в интерфейсе.

2.7. Ключ простой электронной подписи — совокупность недоступных другим лицам средств доступа Пользователя: пароль, защищённый сеанс и одноразовый код. Сам одноразовый код после проверки не сохраняется.

2.8. Зафиксированная версия — неизменяемый текст документа и приложений, с которым Пользователь ознакомился до подписания и контрольная сумма которого сохранена Venbase.

3. Режимы и роли Организации

3.1. Заказчик и Поставщик являются режимами работы одной Организации. Одновременное использование обоих режимов не создаёт вторую Организацию, отдельную верификацию или второго Владельца.

3.2. В одной Организации одновременно может быть только один Владелец.

3.3. Владелец вправе назначать Администраторов. Системная роль Администратора имеет фиксированный объём обычных административно-операционных полномочий; для более узкого доступа назначается другая роль.

3.4. Только Владелец вправе:

• сформировать Счёт-оферту на верификацию организации;
• запустить, отменить или повторить верификацию;
• передать владение Рабочим пространством;
• назначить или отозвать Подписанта.

3.5. Назначение Подписанта является отдельным действием. Оно фиксирует Организацию, Владельца, Подписанта, время, область полномочия и его текущее состояние.

3.6. Исключение Пользователя из Организации, отзыв назначения, блокировка учётной записи или прекращение полномочий немедленно блокируют новые подписи, но не отменяют ранее подписанные документы.

4. Получение Счёта-оферты

4.1. Владелец до начала верификации проверяет наименование, ИНН и расчётный счёт Организации, а также свои данные как лица, запускающего процедуру.

4.2. Venbase формирует персонализированный Счёт-оферту на верификацию организации. Счёт содержит реквизиты Организации и Venbase, сумму 1 рубль, срок оплаты и ссылки на точные редакции принимаемых документов.

4.3. Счёт действует 24 часа с момента формирования. После истечения этого срока для новой попытки требуется новый счёт.

4.4. Счёт и его существенные условия после формирования не изменяются. Исправление реквизитов требует отмены текущей попытки и формирования нового счёта.

5. Требования к платежу

5.1. Для успешной верификации должны одновременно выполняться следующие условия:

1. перечислен ровно 1 (Один) рубль 00 копеек;
2. платёж поступил с расчётного счёта Организации, указанной в профиле Venbase;
3. ИНН плательщика совпадает с ИНН Организации;
4. в назначении платежа указано назначение из Счёта-оферты;
5. платёж можно однозначно сопоставить с действующим Счётом-офертой;
6. нет признаков возврата, отзыва, дублирования или иного противоречия.

5.2. Платёж физического лица, другой организации, с неидентифицируемого счёта или с несовпадающим ИНН не подтверждает Организацию.

5.3. Платёж является 100-процентной предоплатой отдельной услуги верификации и не является платежом за Тариф или обеспечительным платежом.

5.4. Оплачивая Счёт-оферту, Организация через своего уполномоченного представителя полностью и безоговорочно:

• принимает зафиксированную в Счёте-оферте редакцию Лицензионной оферты Venbase;
• присоединяется к зафиксированной редакции настоящих Правил;
• поручает выполнить услугу верификации на условиях Счёта-оферты.

5.5. Оплата Счёта-оферты является корпоративным акцептом Организации, но не является личной простой электронной подписью конкретного Пользователя.

6. Срок и результат верификации

6.1. После получения сведений о корректном платеже Venbase сверяет сумму, расчётный счёт, ИНН, назначение и связь со Счётом-офертой.

6.2. Venbase завершает верификацию не позднее 24 часов после подтверждения корректного платежа.

6.3. Услуга считается оказанной, когда Организации присвоен статус «Организация проверена» и уведомление об этом размещено в её Рабочем пространстве. Электронное письмо может дополнительно дублировать уведомление, но не определяет момент оказания услуги.

6.4. Верификация подтверждает только соответствие платежа заявленным реквизитам. Она не является:

• государственной регистрацией или лицензированием;
• проверкой фактической деятельности или деловой репутации;
• оценкой качества товаров, работ или услуг;
• гарантией платёжеспособности или исполнения будущей сделки;
• подтверждением всех корпоративных полномочий каждого Пользователя.

6.5. Бухгалтерский документ об оказанной услуге формируется и направляется бухгалтером отдельно в установленном порядке.

7. Возврат платежа

7.1. Платёж возвращается, если:

• плательщик или ИНН не соответствует Организации;
• платёж поступил от физического лица или другой организации;
• сумма, назначение или связь со Счётом-офертой не позволяют завершить верификацию;
• поступил повторный или просроченный платёж;
• корректно оплаченная услуга не оказана в установленный срок;
• верификация отменена Venbase до оказания услуги по причине, не зависящей от Организации.

7.2. Возврат выполняется бухгалтером на тот расчётный счёт, с которого поступил платёж, в течение 10 рабочих дней после установления основания для возврата.

7.3. Возврат другому лицу или на другие реквизиты не производится, кроме случая, прямо предусмотренного законом или подтверждённого банком правопреемства.

7.4. Возврат не означает признание вины и не отменяет действительность иных ранее совершённых действий, если для них имелось самостоятельное основание.

8. Область применения простой электронной подписи

8.1. Простая электронная подпись Venbase применяется только для подписания:

• Соглашения о неразглашении конфиденциальной информации,

сформированного Venbase;

• его точных и зафиксированных до первой подписи приложений.

8.2. Простая электронная подпись Venbase не применяется к договорам поставки, подряда, оказания услуг, отчуждения исключительных прав, банковским документам, доверенностям и иным документам, если для них не опубликованы новые правила и отдельное решение о включении.

8.3. Пользователь не может загрузить произвольный документ и подписать его простой электронной подписью Venbase.

8.4. Если для документа законом или соглашением сторон требуется нотариальная форма, усиленная квалифицированная электронная подпись, государственная регистрация или иная специальная форма, простая электронная подпись Venbase её не заменяет.

9. Условия допуска к подписанию

9.1. Подписание доступно, только если:

1. обе Организации прошли действующую верификацию;
2. обе Организации приняли совместимые редакции Лицензионной оферты Venbase и настоящих Правил;
3. документ сформирован в Venbase и относится к разрешённому виду;
4. Подписант состоит в соответствующей Организации и имеет действующее назначение Владельца;
5. адрес электронной почты Подписанта подтверждён;
6. документ и все приложения зафиксированы и не изменялись после первой подписи;
7. нет блокировки, отзыва полномочия, спора о контроле или существенной угрозы безопасности.

9.2. Перед первой подписью Подписант отдельным непредустановленным флажком лично подтверждает, что ознакомился с настоящими Правилами и согласен использовать простую электронную подпись. Такое личное подтверждение не заменяется корпоративной оплатой Счёта-оферты.

9.3. Изменение адреса электронной почты требует его повторного подтверждения. Незавершённые одноразовые коды для прежнего адреса утрачивают силу.

10. Порядок подписания

10.1. До подписания Пользователю показываются:

• полное наименование документа;
• стороны и их реквизиты;
• зафиксированный текст и приложения;
• сведения об Организации, от имени которой действует Пользователь;
• понятное предупреждение о юридических последствиях подписи.

10.2. Для подписи Пользователь:

1. входит в личную учётную запись;
2. просматривает зафиксированный документ и приложения;
3. повторно подтверждает вход действующим паролем;
4. получает на подтверждённую электронную почту одноразовый код;
5. вводит код в течение срока его действия;
6. устанавливает отдельный флажок подтверждения;
7. нажимает кнопку «Подписать».

10.3. Одноразовый код действует 10 минут, предназначен для одной попытки и не может быть передан другому лицу. После успешной проверки сам код не сохраняется.

10.4. Простая электронная подпись создаётся только совокупностью всех действий пункта 10.2 и их связью с конкретной Зафиксированной версией.

10.5. После первой подписи документ и приложения не изменяются. Любое содержательное изменение требует новой версии и новых подписей обеих сторон.

10.6. Соглашение о неразглашении вступает в силу после подписи обеих сторон, если в самом Соглашении не установлено дополнительное законное условие.

11. Обязанности Пользователя и Организации

11.1. Пользователь обязан:

• не передавать пароль, одноразовый код и доступ к учётной записи;
• проверять Организацию, документ и приложения до нажатия кнопки «Подписать»;
• немедленно сообщать о компрометации или ошибочной подписи;
• не использовать простую электронную подпись после прекращения полномочий.

11.2. Организация обязана:

• назначать только надлежащих Подписантов;
• своевременно отзывать назначения и доступы;
• обеспечивать актуальность реквизитов и подтверждённых контактов;
• сообщать Venbase о споре относительно контроля или полномочий.

11.3. Venbase вправе временно заблокировать новые подписи при компрометации, споре о контроле, недостоверных реквизитах, ликвидации Организации, возврате платежа или иной существенной угрозе.

12. Доказательства и пакет документов

12.1. Для каждого завершённого подписания Venbase сохраняет неизменяемую версию документа и приложений, контрольные суммы, стороны, Подписантов, основания назначения, даты и время действий, состояние подтверждённого канала и результаты проверки одноразового кода без сохранения самого кода.

12.2. После подписи обеих сторон Venbase формирует:

1. итоговый файл Соглашения о неразглашении конфиденциальной информации;
2. лист подписей;
3. понятный участникам протокол подписания;
4. отдельный технический архив для проверки целостности и разрешения споров.

12.3. В пользовательском пакете не показываются внутренние коды документов, секреты безопасности, полный технический журнал, пароль, одноразовый код или избыточные персональные данные.

12.4. Каждая сторона получает доступ к итоговому пользовательскому пакету в Venbase на один год с даты подписания обеими сторонами. При получении пакета Venbase просит скачать и сохранить его в собственном архиве.

12.5. Целевой срок хранения пакета и доказательств в Venbase — один год с даты подписания обеими сторонами. После этого они удаляются, если более длительное хранение не требуется по закону, для исполнения обоснованного запрета на удаление или разрешения спора. Автоматическое удаление не включается до подтверждения юридических и эксплуатационных условий такого удаления.

12.6. Технический архив используется только для подтверждения целостности, безопасности, исполнения законного запроса и разрешения спора. Он не заменяет понятный пользовательский пакет.

13. Оспаривание подписи и спор о полномочиях

13.1. Оспаривание направляется на support@venbase.ru с указанием Организации, документа, действия, основания, даты обнаружения и доступных подтверждений.

13.2. После получения заявления Venbase вправе заблокировать новые подписи, сохранить относящиеся к спору данные, запросить пояснения, предоставить доступный доказательственный пакет и исполнить законный запрос суда или государственного органа.

13.3. Само заявление не аннулирует документ автоматически. Venbase не выносит обязательное для сторон решение о действительности договора, вине или размере убытков.

13.4. Спор разрешается сторонами, судом или иным компетентным органом.

14. Прекращение будущих подписей

14.1. Организация может прекратить новые подписания, отозвав назначение Подписанта.

14.2. Приостановление или прекращение новых подписей:

• не отменяет ранее подписанные документы;
• не прекращает возникшие обязательства;
• не уничтожает доказательства до истечения применимого срока.

14.3. Существенное изменение способа подписи, полномочий или перечня подписываемых документов требует новой редакции Правил и, когда применимо, нового акцепта для будущих подписей.

15. Персональные данные

15.1. Данные верификации, полномочий, подписания и доказательств обрабатываются для заключения и исполнения договоров, выполнения закона, обеспечения безопасности и защиты прав.

15.2. Другой стороне раскрываются только сведения, необходимые для определения Организации, Подписанта, его полномочия и проверки подписания.

15.3. Данные Подписанта не публикуются неопределённому кругу лиц по умолчанию.

16. Ответственность

16.1. Организация отвечает за корректность назначения Подписантов и своевременный отзыв их полномочий.

16.2. Пользователь отвечает за сохранность Ключа простой электронной подписи и достоверность сообщения о компрометации.

16.3. Venbase отвечает за виновное нарушение согласованной процедуры и сохранность обрабатываемых им доказательств в пределах Лицензионного договора, настоящих Правил и закона.

16.4. Venbase не отвечает за внутреннее превышение полномочий, о котором не мог знать, передачу Пользователем средств доступа, использование простой электронной подписи вместо обязательной специальной формы или содержание документа между Организациями.

17. Изменение Правил и споры

17.1. Актуальная редакция публикуется в юридическом разделе Venbase. Точные прежние редакции сохраняются отдельно в неизменяемом техническом архиве и предоставляются, когда это требуется для подтверждения действовавших условий, исполнения закона или разрешения спора.

17.2. Изменение, затрагивающее способ подписи, полномочия или перечень подписываемых документов, применяется к будущим подписям после уведомления и необходимого акцепта.

17.3. К Правилам применяется право Российской Федерации. Спор с Venbase рассматривается по Лицензионному договору, а спор по подписанному документу между Организациями — его сторонами по условиям документа и закону.

Реквизиты Venbase

Индивидуальный предприниматель Николенко Никита Леонидович
ИНН 361405715654
ОГРНИП 326508100145566
Сайт: https://венбасе.рф/
Электронная почта: support@venbase.ru